¿Prefieres llamar o escribir un correo electrónico?

Por:Isabel Garzo

Nadie debería responder de forma categórica a la pregunta de llamar por teléfono o escribir un correo electrónico. Aunque te inclines más hacia una u otra vía, cada situación en el trabajo hace idónea una de ellas y desaconsejable la otra.

Las llamadas

Tienen muy buena fama. Sus ventajas más conocidas son estas:

-Resultan más cercanas. Son adecuadas para un trato más «humano» con clientes y compañeros.

-Son más naturales, se parecen más al mundo físico. Según la psicóloga del MIT Sherry Turkle, «la compejidad y desorden de la comunicación humana se malinterpreta y pierde en el texto».

-Son más seguras. Cuando hablas con alguien te aseguras de que recibe el mensaje y no te quedará la duda de si quizá todavía no lo ha leído o lo ha borrado por error.

Sin embargo, tienen también inconvenientes:

-Lo hablado no consta. Si hay desavenencias posteriores, lo que se dijo no se puede consultar ni demostrar.

-Son intrusivas. Cuando llamas, interrumpes lo que esté haciendo el otro. Eso solo está justificado con las urgencias o con los mensajes muy breves.

-No son adecuadas para según qué información. Si quieres compartir datos, fechas o nombres propios, a menudo es más exacto hacerlo por escrito. En la llamada no quedan igual de claros: la memoria es limitada y tomar notas sobre asuntos técnicos puede ser difícil.

Los correos electrónicos

Sus beneficios contrarrestan las desventajas de las llamadas:

–Quedan registrados, lo cual es bueno si hay un error de entendimiento o si se necesitan consultar por cualquier otro motivo.

-Son más claros para transmitir información complicada como citas o nombres propios.

-Pueden incluir enlaces, imágenes y archivos adjuntos que apoyen lo relatado y ayuden a su comprensión.

-El destinatario puede elegir cuándo leerlo, no interrumpe su rutina.

-Permiten una estructuración visual que a veces ayuda a la mejor comprensión del mensaje. En una llamada no puede haber títulos ni palabras destacadas.

Pero, claro, también tienen inconvenientes:

-No todas las personas usan el correo electrónico como herramienta con la misma asiduidad.

-Hasta que responden, no puedes estar seguro de que el mensaje ha llegado a su destinatario.

–Mal utilizado puede ser muy ineficaz: correos demasiado largos, cadenas interminables que hacen difícil la comprensión de la historia completa, demasiadas personas en copia…

-Si lo usas en exceso con la excusa de que es gratuito, puede ocurrirte como al cabritillo del cuento: de tanto enviar correos irrelevantes, la gente se acostumbrará a no prestarles atención cuando provienen de ti y quizá no hagan caso cuando envíes uno importante.

Entonces, ¿cuándo llamar o escribir?

Estas son algunas ocasiones en las que parece bastante más indicado un modo u otro.

Elige las llamadas en estos casos:

-Cuando realmente necesitas una respuesta urgente. Según el consultor Cyrus Stoller, si tienes miedo de interrumpir es que el asunto no es tan urgente.

-Cuando necesites cambiar, anular o confirmar una cita, sobre todo si es inminente

-Si has intentado tratar el tema por correo pero no ha habido entendimiento. En lugar de insistir e intentar explicarse, mejor llamar.

-Si es un primer contacto. Puede que el destinatario no abra el mail si no te conoce.

–Para pedir disculpas o si la otra persona está molesta por algo.

-Cuando es un tema delicado que prefieres que no conste por escrito.

-Cuando has tardado demasiado en responder y quieres remediarlo pronto.

Mejor el correo electrónico en estos casos:

-Cuando necesitas acompañar tu mensaje de ejemplos, enlaces o datos

-Cuando algo no es urgente y no quieres interrumpir a esa persona con ello

-Si sabes que tu remitente lo usa con frecuencia y prefiere esa forma de comunicación

-Si la respuesta puede esperar un día o más

Recuerda que también puedes combinar ambas. Lo de «hacer un Espinete» está mal visto (consiste en llamar inmediatamente después de enviar el correo, cuando el receptor no ha tenido tiempo material para leerlo), pero hay otras ocasiones en las que sí se pueden usar ambas.

Por ejemplo, puedes llamar por teléfono para hacer una introducción al asunto y avisar de que ampliarás la información por correo. O puedes llamar para preguntar cómo prefiere el receptor que le expliques el tema (quizá él mismo elija el mail). O para confirmar que ha llegado un mail cuando lleva un tiempo prudencial sin respuesta.

Al final, lo mejor es utilizar el sentido común. ¿Que piensas que alguien estará ocupado? El coach Roberto Espinosa responde: «esto se resuelve con una simple pregunta. “¿Estás ocupado?”, saluda y después pregunta si tiene oportunidad de hablar contigo, ¡listo!».

Trata de conocer las preferencias de tus receptores y, elijas el modo que elijas, procura ser conciso: estás dando trabajo a alguien con esa comunicación, es mejor si se lo pones fácil.

Fuente del Artículo:www.yorokobu.es

6 cosas que toda gente improductiva hace

¡A pesar de que las personas luchan por ser lo más productivas posibles, lo cierto es que la mayoría termina siendo lo contrario. De hecho, algunos se acuestan diariamente pensando lo que hará su próximo día uno mejor para las actividades.

El portal Inc enlista algunas cosas y actividades que la gente improductiva realiza, casi de manera inconsciente, mismas que debes detener por tu bien profesional y laboral.

1. Duermen cinco minutos más: La forma en que las personas despiertan y abrazan su día marcan la pauta para determinar cuán productivo será su día. Si despiertan a la primera alarma ya están encarrilados y conscientes de que están a punto de conseguir el éxito.

Las personas improductivas son las que más de dos veces apagan la misma alarma, salen de su cama tarde, toman café frío y siempre llegan retrasados a la oficina.

2. Verifican primero el correo electrónico: Las personas productivas no revisan su correo electrónico hasta después de que hayan realizado algunas actividades programadas durante la mañana.

Durante las primeras horas del día se tiene la cabeza despejada. Si se pasa esas horas respondiendo solicitudes de mensajes, será una pérdida total de tiempo.

3. Asisten a reuniones innecesarias: Es imperativo que las personas se den cuenta de dónde y cómo gastan su tiempo de actividades. Por eso es muy necesario rechazar esa “breve” reunión de lluvia de ideas por lo que realmente debes y quieres hacer.

4. Evitan tareas difíciles: Hacer listas de tareas es muy sencillo, lo realmente complicado es resolver la forma de hacerlas y crear una propuesta personalizada.

Las personas improductivas encuentran todas las razones del mundo para priorizar la realización de otras listas de tareas pendientes antes de continuar con las actividades más difíciles.

5. Mantienen el teléfono encendido: Las cosas tardan 10 veces más tiempo en ser terminadas cuando el celular está al lado. Las personas productivas saben que deben mantener silenciadas las notificaciones mientras trabajan, por lo que toman cinco o diez minutos de descanso para revisar el dispositivo.

6. Dicen SÍ a todo: Si una apersona desea ascender en su trabajo y tener una mejor preparación, debe estar dispuesto a renunciar a ciertas actividades sociales. No se trata de dejar la convivencia de lado, sólo es cuestión de saber cuáles interrumpen con tu crecimiento laboral.

Fuente del Artículo:mundoejecutivo.com.mx

Consejos que te ayudarán a evitar una crisis profesional

El éxito no es sólo un momento, es el proceso que te ha puesto en ese lugar".





Por Michele Valle

No obtener el trabajo que siempre hemos querido, el sueldo que promete remediar todos nuestros males, no dedicarnos a eso que desde la infancia nos hizo ilusión puede traer una gran frustración, porque entre lo que queríamos ser y lo que somos existe, a veces, una enorme brecha. ¿Realmente estás donde quieres? ¿Eso que buscas es algo que deseas o sólo es porque los demás te han hecho creer que lo quieres?

Con frecuencia, compramos cosas e ideas que no necesitamos o que no queremos: un móvil nuevo, la selfie en el lugar de moda, el puesto de trabajo que promete un mejor salario y más vacaciones, formar una familia, o la manera en que somos y no nos gusta por completo. Todo esto nos puede provocar una crisis, ya que nos han enseñado que el fracaso no es aceptable, que debemos callarlo; sin embargo, la realidad es distinta, el fracaso va de la mano con el éxito; se compone de acierto y de error.

El rechazo, la negativa y los obstáculos no son algo menor, sino que es lo mejor que nos puede ocurrir, pues son indicios de que nos movemos, de que lo intentamos, de que aprendemos y acumulamos experiencia. En ocasiones, es común sentir que las cosas no fluyen, que el plan que habíamos hecho no se desarrolla como queremos, o sólo no funciona, ante tal situación, tenemos que canalizar la frustración y volverla un catalizador. Por eso, a continuación, hemos enlistado los hábitos que te alejarán de la frustración y el desánimo.

1.  Sueña en grande

Auto, comprar la casa tus sueños, visitar buenos restaurantes, o vestir de lujo son cosas que pueden esperar, ya que no son necesariamente indicadores que nos conduzcan al éxito. Hoy el triunfo posee otro significado en el que la satisfacción personal tiene un lugar más importante. Existen muchas otras maneras de llegar a la meta que te has propuesto, así que primero pregúntate: ¿qué eso lo que quiero?, ¿qué es lo que busco?, y ¿qué es lo que hago para conseguirlo?

2. Invierte en ti

Conócete, sustituye objetos por experiencias. Todo suma. Haz lo que mejor sabes hacer, como tú lo harías y no como los demás. Decirle adiós a ese trabajo que no llena tus expectativas o mudarte de empresa si los valores de ésta no van contigo, nos produce miedo e incertidumbre, pero todo está en atreverte, ya que lo que el resto cree que está bien no siempre es nuestro mejor camino.

3. Adiós vergüenza

Antes de hacerlo bien ten la certeza de que te equivocarás 1001 veces, pero cada una de ellas te acercará a lo que buscas. Alejandrina Gonzáles es la adolescente mexicana que ha creado ocho apps que está en venta en las tiendas de Apple y al ser entrevistada por la BBC aseguró: "Es básico no tener miedo al fracaso. Entre más rápido fracases más rápido vas a llegar al éxito".

4. Aprende; equivócate mucho

Aprende a reconocer tus errores en público y en privado. Alguien que no acepta sus errores difícilmente puede enseñar y compartir, aprende a decir "no sé" o "me equivoqué" no es un signo de debilidad, sino de ganas de querer hacer lo correcto. Pide ayuda e inténtalo las veces que sea necesario.

¿Cómo fue que aprendiste a nadar? Lanzándote al agua. Kant decía que no se aprende filosofía, se aprende a filosofar, ¿cómo aprendemos a caminar o a hablar en público? Al intentarlo y al practicarlo una y otra vez. Cuando nos equivocamos debemos de sentirnos responsables, no culpables.

5. Haz lo que quieras, pero ámalo

Más que una expresión relajada, significa haz lo que quieras y disfruta cada instante. Observa y reconoce qué es aquello que te hace feliz y que podrías hacer todos los días. Sentir pasión por lo que hacemos es el ingrediente secreto del éxito. Cuando disfrutamos, esto se nota, se trasmite y siempre entregamos lo mejor de nosotros.

6. Conócete; mira a tu alrededor

¿Qué te hace diferente a los demás?, ¿de dónde viene esa distinción? Saber cuáles son tus fortalezas y tus puntos débiles no sólo te hace más competitivo, sino más sensible. Se trata de sumar y multiplicar, no de restar. Aprender a identificar tus oportunidades, busca apoyar a los demás en eso que eres bueno; y de la misma forma, busca colaborar y fortalecer aquello en lo que fallas.

7.  Trabaja en equipo

"Nadie se hace solo", es un mantra que debemos tener presente más allá del ámbito profesional. Eres la suma de todas tus decisiones, de todos los “sí” y todos los “no” que has dicho hasta ahora, eres la suma de las experiencias y las personas que has o no conocido. La vida se construye diciendo sí, no, hola, adiós, gracias y por favor. Trabaja con personas a quienes admires, con gente diferente a ti, y acepta los retos.

8. Encuentra un pasatiempo

La creatividad y la innovación van de la mano con la motivación y la relajación. Camina, medita, cocina, duerme, lee, toma fotografías, pasa tiempo a solas, comparte tiempo con tus amigos, sal a caminar, ponte una mascarilla, o escucha tu playlist favorito. Haz eso que te hace sentir bien. Mantente creativo y motivado.

9. Trabaja en tu inteligencia emocional

La UNESCO ha subrayado la importancia del aprendizaje social y emocional, "los CEO son contratados por su capacidad intelectual y su experiencia comercial, y son despedidos por su falta de inteligencia emocional". La inteligencia emocional es una especie de mecanismo de supervivencia, la falta de atención, la mala comunicación, y no saber lidiar con la frustración generan graves problemas con nosotros y con los demás dentro y fuera de lo profesional. Aprende que nada es personal, cada individuo hace lo que puede con lo que tiene. A veces nos volvemos personas tóxicas sin siquiera notarlo. Todos somos espejos, hay personas que sacrifican creencias muy profundas y juzgarlos o condenarlos no es opción, cada quien hace lo que puede con lo que tiene.

El éxito se define en términos personales. No existe un manual, consejos o recetas para obtenerlo, es algo íntimo, aprende que te equivocarás mil veces, pero en ese proceso también coincidirás, enseñarás y compartirás experiencias. Aprende, enseña, dejar ir y, sobre todo, disfruta la vida.

Fuente del Artículo:entrepreneur.com