No permitas que lo "urgente" sobrepase a lo "importante"

 

La diferencia entre ambas es la clave para administrar mejor tu tiempo y es vital para hacer crecer tu negocio.

Por:Doug And Polly White

Hace poco, nuestra consultoría tenía agendado empezar a hacer trabajo estratégico con un nuevo cliente. Pero, una noche antes de nuestra sesión, el cliente nos escribió pidiéndonos posponer la reunión hasta la siguiente semana. Había surgido algo de último minuto y le era imposible no atenderlo.

Pudimos acomodar su petición, pero le sugerimos que recorriéramos la reunión solamente unas horas, no días. Le advertimos que no permitiera que lo urgente sobrepasara a lo importante, un concepto que Stephen Covey popularizó con su Matriz de Administración del Tiempo (Time Management Matrix).

Ya habíamos escrito anteriormente sobre lo urgente contra lo importante relacionándolo a la toma de decisiones, pero quisimos retomar el tema porque afecta las prioridades y la administración del tiempo. La diferencia entre los dos conceptos es clave para mejorar la administración del tiempo y vital para hacer crecer un negocio.

Primero, necesitamos definir los dos conceptos. Algo “urgente” es una tarea que necesita atención inmediata, algo que demanda tu atención. Las tareas “importantes” son las que, una vez realizadas, le agregarán valor a tu organización. Éstas son las tareas que te hacen avanzar. Las tareas pueden ser una o la otra, o ninguna de las dos. Veamos cada una en detalle:

Ni urgente ni importante

Algunas tareas no son ni urgentes ni importantes. Son el tipo de cosas que te quitan tiempo pero no agregan valor a nuestras organizaciones ni a nuestra vida personal y nadie nos está rogando que las hagamos.

Sin embargo, la mayoría de nosotros pasamos por lo menos una parte del día en estas actividades que desperdician tu tiempo como navegando en redes sociales, leyendo artículos que no nos sirven para nada o jugando o en aplicaciones que nos distraen de otras actividades más valiosas.

Según Statista, los estadounidenses pasan alrededor de una hora al día jugando videojuegos, y Telegraph reporta que navegar en tus redes sociales te puede tomar hasta 2 horas de cada día. Obviamente, si pasas tu precioso tiempo en cosas que no son ni urgentes ni importantes, es momento de parar. Borra esa aplicación de tu teléfono. Reduce tu tiempo en redes sociales a unos minutos al día después de trabajar. De verdad creemos que no extrañarás esas distracciones.

Lo urgente

Las tareas “urgentes” son esas que ruegan tu atención, pero no necesariamente añaden valor. Llamadas, correos, mensajes, empleados que te hacen las mismas preguntas o reuniones que no producen resultados. Por lo general creemos que tenemos que solucionar estas cosas, despejar la agenda para continuar hacia algo más importante. Esta es justamente la estrategia equivocada. Siempre aborda primero las tareas importantes y llega a lo urgente, que no es importante, al final. Es fácil perder el tiempo en tareas que no son importantes.

Lo urgente e importante

Muchas tareas caen en la categoría de “urgente e importante”. Recuerda, éstas son las cosas que necesitan tu atención inmediata y que sí le agregan valor a tu compañía. Esto incluye problemas relacionados con tus clientes, quejas y asuntos financieros, bancarios y legales.

Muchas personas reconocen estas tareas como importantes y actúan de acuerdo a ello. Para asegurarte de que hagas tus tareas urgentes e importantes cada día, asegúrate de tener una lista de pendientes. Revisa los puntos en la lista y coloca una estrella en las 3 tareas más críticas. Realiza esas primero. Una vez que las completes, coloca estrellas junto a las siguientes 3 más importantes y realízalas. Si haces esto te asegurarás de enfocarte en las cosas que requieren tu atención y que son más importantes de terminar.

Lo importante

Esta categoría es la menos atendida en esta matriz de importante pero no urgente. Las tareas importantes incluyen el desarrollo de tus empleados o de ti mismo para mejorar tus habilidades, documentar y mejorar procesos y sistemas, desarrollar métricas, mejorar métodos de investigación, organizar y planear. Aunque todas estas acciones pueden mejorarte a ti y a tu compañía, no son urgentes.

Nadie te está pidiendo a gritos que documentes tus procesos. Sin embargo, si lo haces, tendrás una herramienta de entrenamiento para tus empleados y un camino hacia mejorar la calidad de lo que haces. Como decimos, el primer paso hacia mejorar la calidad es documentar el proceso. Ser más organizado le puede añadir horas productivas a tu semana y desarrollar métricas te puede alertar de problemas antes de que se salgan de control.

Las tareas “importantes” son críticas para el éxito de una compañía, pero son fáciles de posponer porque no hay urgencia de completarlas. Para asegurarte de no caer en esta trampa, asígnale una tarea importante a cada persona con una fecha de entrega.

Es muy fácil dejar que lo urgente sobrepase a lo importante. Sin embargo, si puedes priorizar tu tiempo y encargarte de esas tareas que son tanto urgentes como importantes y logras acomodar algo de tiempo y recursos para enfrentar esas cosas importantes, pero no urgentes, crearás una organización mucho más exitosa.

Fuente del Artículo:https://www.entrepreneur.com

¿Eres un procrastinador crónico? Estas actitudes te delatan

 

Ser esclavo de las distracciones y los malos hábitos nos impiden concluir nuestras tareas diarias. Averigua si tienes estas actitudes y elimínalas ya.

por: Doug An9d Polly White

Todas las personas postergan cosas de vez en cuando. La psicología de hoy en día ha declarado que un 20% de las personas son procrastinadores crónicos, lo que resulta alarmante.  Peor aún, con la ola de distracciones que surge a diario, el porcentaje de personas que sufren de este grave problema va en aumento.

Esto se ha convertido en un problema. No obstante, como empresarios, entendemos el reto que implica tratar de encontrar el tiempo para lograr que todo el trabajo se termine. Pero, si perdemos tiempo en tareas insignificantes para evitar el trabajo y las responsabilidades importantes, también se neceista encontrar la manera de romper con estos hábitos que nos impiden obtener el éxito deseado.

Cambiar no es fácil para un procrastinador, comenzar es un desafío. Aquí están los motivos principales por los que  la gente tiende a postergar y algunos consejos y técnicas para solucionar el problema:

1. Te sientes abrumado

A veces, cuando te sientes consumido por el número de actividades en tu lista de pendientes, desertar resulta fácil. En particular esto puede ser cierto cuando te enfrentas a tareas complicadas. En lugar de enfocarte, lo dejas. Te dices a ti mismo que no tienes el tiempo necesario para trabajar en eso. Por lo tanto, tienes que esperar a que el *período que prolongaste termine. Sin embargo este tipo de lujo no se materializa.

Solución: divide la tarea en partes más pequeñas. Como dice el viejo refrán: "¿Cómo debe comerse un elefante? Una mordida a la vez". Divide las tareas grandes en partes más pequeñas,  que no tardes más de 15, 30 o 45 minutos en hacerlas. ¡Ponlas en tu lista de pendientes y comienza el banquete!

2. Has pasado por un mal momento

A menudo, la gente posterga sus actividades porque intenta trabajar contra los ritmos naturales de su cuerpo. Los ritmos circadianos regulan nuestros ciclos de sueño y de vigilia. Cuando estás cansado, es fácil jugar el papel de Scarlett O'Hara y dejar las cosas para otro momento. Después de todo, mañana será otro día.

Solución: trabaja en tu mejor momento. Determina tu hora pico. ¿Eres una persona madrugadora? ¿Te sientes más activo por la tarde? ¿Tienes un segundo aire después de la cena? Es muy importante programar y realizar las  tareas difíciles, complicadas o desagradables durante estas horas, de ese modo lograrás avanzar.

3. Odias tener tareas

Todo el mundo tiene que hacer tareas que detesta. Tal vez se trate de facturación, de hacer  llamadas de cobro a los clientes o de calcular un presupuesto. Sea cual sea la temida tarea, es muy fácil posponerla. El problema se agrava cuando te avergüenzas de tu dilatación. Eso sólo hace que la tarea sea más difícil de afrontar y que la postergación se convierta en una espiral negativa.

Solución: recompénsate. Combinar una tarea que no quieres hacer con una recompensa, puede ayudar. Una cucharada de azúcar hace que el mal sabor de boca se vaya. Promete dedicarle tiempo a ese libro que has estado deseando comenzar, o tomar esa copa de vino que tanto te gusta, o esa serie de Netflix que tanto quieres ver. Pero primero completa tu tarea.

4. Necesitas un mayor sentido de "urgencia"

¿Necesitas deadlines para iniciar una tarea? Algunas personas dicen que trabajan mejor cuando están bajo extrema presión. Aunque no hay un estudio para probarlo, esta creencia se hace más grande cada día. La gente quiere creer que funciona mejor bajo presión, por lo que se pone en estas situaciones, continuando con el ciclo de postergación. Si esperas hasta el último minuto para hacer las cosas,  esto se convertirá en un problema.

Solución: crear deadlines falsos. Si ajustas tu reloj cinco o diez minutos antes, estás utilizando deadlines falsos. Cada que miras tu reloj, y no son las 9:00 a.m., sino las 8:50 a.m.  Sé honesto. No te estás engañando a ti mismo en pensar que es más tarde de lo que realmente es. En lugar de eso, piensa que el tiempo incorrecto nos hace tratar de terminar a tiempo,  lo que  aumenta nuestra autoconciencia.

Puedes hacer lo mismo con los deadlines. Piensa que ese informe del viernes debe entregarse mañana en lugar del viernes por la tarde. Piensa que tienes sólo 30 minutos para completar la tarea.  Después, trabaja bajos estos nuevos plazos.

Una última solución: si nada de esto te funciona, recuerda cuando en otras ocasiones postergar te causó estrés, arrepentimiento, humillación y hasta cuando le costó dinero a tu negocio. Si estás postergando cualquier cosa, trata de imaginar esos resultados desagradables. Estas imágenes pueden ponerte en acción.

Aprender a dominar la procrastinación es una forma de autodisciplina. Al igual que otros cambios de comportamiento, no ocurre de inmediato. Tendrás contratiempos durante el intento. Sin embargo, si utilizas las técnicas enumeradas aquí arriba, puedes avanzar  en tu lista y comenzar un ciclo más positivo.

Fuente del Artículowww.entrepreneur.com